Hola quim, yo no uso max así que, mucho no te voy a poder ayudar, pero cuando dices que lo mismo has cargado mucho la malla, si especificas número de polígonos, tamaños de texturas, tamaños de salida y esas cosas seguramente ayuden a que nos hagamos a la idea para ayudarte a ti. De todas formas, dices que eres nuevo y eso se contrapone, al menos, a mi idea de trabajarte una pedazo de urbanización, en una sola máquina y eso, sobre todo sin experiencia. En 3d optimizar recursos suele ser una clave importante, independientemente del software que se use.
Esto no se aprende de la noche a la mañana, así que, no te desanimes y te recomiendo buscar, porque para el software que usas hay toneladas de información, presets, colecciones de objetos, etc repartidas por el internes, y en este foro hay un montón (solo hace falta buscar un pelín), también te recomendaría buscarte algún free por si acaso te ves apurado para llegar a los plazos y no tienes otra, por ganar tiempo si llega el momento.
Lo único que se me está ocurriendo que puedes hacer, es:
-Hacerte un modelo en Low de los volúmenes del proyecto y crear la situación general.
Crear la animación (o las que sean) en base a esa escena en baja.
Partir la escena en sub escenas individuales ya pensadas para reemplazar los objetos que salgan en el correspondiente render, y así solo cargarías ese/esos trozo/s en esa escena en concreto, en caso de aun así tampoco poder con las escenas, usar trozos más pequeños de la urbanizacióny planificar render por capas y/o alfas y esas cosas.
Si tienes mucho movimiento de cámara, te irán mejor texturas de imagen, por el contrario para frames fijos el tema procedural puede hacerte ganar tiempo, dependiendo de la situación en concreto (modelo, tiros, etc).
Dale caña al mono que es de trapo.